El día D y la hora H son el día y hora de apertura de la feria en la que todo debe estar perfecto y controlado en un 95%. El restante 5% se consideran imprevistos. Esto, dicho así, es de risa porque parece que te hace parte de un grupo de científicos de la NASA responsable del lanzamiento de un cohete espacial.
Tranquilos. No os contaré ni los 184 pasos ni la cronología desde el mes menos 12 antes de la feria.
Pero sí os diré que se preparan y actualizan bases de datos de miles de expositores y visitantes potenciales de cada feria; se envían miles de cartas y miles de emails para promocionarlas. Se realizan cientos y cientos de llamadas telefónicas y visitas para captar expositores, conferenciantes, financiación, sponsors y patrocinios.
Y luego viene la parte “física” de la feria, es decir, su construcción: 4.000 metros cuadrados de moqueta a colocar, los 80-100 stands modulares a construir según un plano escalado, sus cuadros eléctricos, las conexiones de agua o Internet que haya solicitada cada stand, el mobiliario de alquiler, las azafatas de la entrada, la colocación de las exposiciones, el evento inaugural con el dantzari, la recepción a los conferenciantes, la colocación de sillas y limpieza de las salas, el control técnico de sonido e imagen de las conferencias, la seguridad, etc.
Y luego viene la valoración: ¿cuántos visitantes?; ¿cómo valoran la feria los visitantes?; ¿y los expositores?; ¿cómo nos han cubierto los medios?; ¿qué se puede mejorar?; ¿qué se puede repetir y qué hay que corregir? Todo para dos o tres días que pueda durar una feria. Y después de la feria, ¿qué? Pues el día D y la hora H de la siguiente feria. Comienza de nuevo la marcha atrás.
Los cohetes espaciales de 2009 son:
BIOTERRA 2009 (sexta edición):
día D: 5 de junio
hora H: 10:00
MENDIEXPO 2009 (sexta edición):
día D: 31 de octubre
hora H: 10:00
CONSTRUCOBA 2009 (cuarta edición):
día D: 19 de noviembre
hora H: 11:00
FERIA DE NAVIDAD DE LA COSTA VASCA (cuarta edición):
Dia D: 5 de diciembre:
hora H: 11:00
Recuerdo que cuando llegamos a Ficoba y L.A. Petit nos enseñó ese cronograma con las 184 etapas necesarias para organizar una feria se nos seco la boca... Pero al final, como todo trabajo, es cuestión de ponerse y no perder el ritmo. 1, 2, 3, 4, …
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