Amigos,proveedores colaboradores, etc., nos suelen preguntar como se nos ha ocurrido lanzar o pensar en determinada idea que luego ha dado lugar a una feria “made in Ficoba” y cuanto tiempo les dedicamos para organizarlas.
Hoy voy a intentar responder brevemente a estas cuestiones.
La tormenta de ideas inicial consiste en buscar temáticas que interesen a las empresas o al público de nuestro entorno (la Costa Vasca), a veces son temas universales (la preocupación por el medio ambiente o la salud si hablamos de Bioterra) o en ocasiones específicos (la gran afición a la montaña, ski, viajes, etc., que existe en Euskal Herria si hablamos de Mendiexpo).
Una vez detectado un tema de interés para el potencial visitante, identificamos a los expositores y/o agentes más relevantes de ese sector y ahí empieza la fase de prospección.
Esta fase consiste en realizar entrevistas con expositores y visitantes potenciales de esa feria que aún no existe, y en contrastar si existe un interés en encontrarse en un lugar de encuentro, es decir, en una feria. Si las respuestas son suficientemente positivas, lanzamos la feria. Es en esta fase donde se deciden las fechas de la feria, cada sector tiene su momento adecuado. La elección de la fecha de la feria tiene que ser coherente con el ciclo de comercialización de los productos y servicios expuestos.
En ese momento comenzamos a preparar la base de datos de expositores (y también de visitantes si se trata de una feria profesional) e invitamos a expositores y asociaciones sectoriales a participar en el Comité Organizador de la feria.
Sometemos el presupuesto de la feria a la aprobación del Comité Organizador (somos los únicos que lo hacemos en España, creo). Este Comité nos orienta en las temáticas, ponentes y conferencias más adecuada a realizar en paralelo a la feria, lo que llamamos actividades paralelas. En definitiva vela por la identidad de la feria. Por eso en las ferias de Ficoba no hay stands de relleno, todos responden a la temática del certamen.
A partir de ahí, preparar la creatividad, crear la página Web de la feria, los impresos, mandar los mailing....
Comienza la comercialización que puede durar entre 4 y 10 meses.
Se contacta con los ponentes con meses de antelación.
Se mandan newsletters informativos sobre la marcha de la organización de la feria, notas de prensa, etc.
Se buscan patrocinadores.
Se presenta la feria mediante una conferencia de prensa.
Llegan los días de montaje, antes nos habremos preocupado de preparar el catalogo, decoración y señaletica de la feria, etc.
Antes habremos definido las necesidades de limpieza, vigilancia y azafatas necesarias, sistema de acreditación, recepción y alojamiento de ponentes, traductores.
Se abre la feria, protocolo de inauguración (importante que el dantzari llegue a tiempo para el aurresku ante las autoridades y que las tijeras para cortar la cinta no se hayan extraviado, bueno esto es una broma) y todo en marcha. Las puertas están abiertas.
¿Se acaba la feria cuando se cierran las puertas? Para nosotros no, queda el desmontaje, las valoraciones a transmitir a la prensa, la realización de la memoria de la feria y... volver a empezar, con una reunión de Comité para valorar el resultado de la misma y pensar en las mejoras para la siguiente edición.
Por eso organizar una feria por primera vez requiere 18 meses de trabajo y cuando se trata de repeticiones del orden de 12 meses.
Doce meses de trabajo que se traducen en 2 ó 3 de feria.
Hoy voy a intentar responder brevemente a estas cuestiones.
La tormenta de ideas inicial consiste en buscar temáticas que interesen a las empresas o al público de nuestro entorno (la Costa Vasca), a veces son temas universales (la preocupación por el medio ambiente o la salud si hablamos de Bioterra) o en ocasiones específicos (la gran afición a la montaña, ski, viajes, etc., que existe en Euskal Herria si hablamos de Mendiexpo).
Una vez detectado un tema de interés para el potencial visitante, identificamos a los expositores y/o agentes más relevantes de ese sector y ahí empieza la fase de prospección.
Esta fase consiste en realizar entrevistas con expositores y visitantes potenciales de esa feria que aún no existe, y en contrastar si existe un interés en encontrarse en un lugar de encuentro, es decir, en una feria. Si las respuestas son suficientemente positivas, lanzamos la feria. Es en esta fase donde se deciden las fechas de la feria, cada sector tiene su momento adecuado. La elección de la fecha de la feria tiene que ser coherente con el ciclo de comercialización de los productos y servicios expuestos.
En ese momento comenzamos a preparar la base de datos de expositores (y también de visitantes si se trata de una feria profesional) e invitamos a expositores y asociaciones sectoriales a participar en el Comité Organizador de la feria.
Sometemos el presupuesto de la feria a la aprobación del Comité Organizador (somos los únicos que lo hacemos en España, creo). Este Comité nos orienta en las temáticas, ponentes y conferencias más adecuada a realizar en paralelo a la feria, lo que llamamos actividades paralelas. En definitiva vela por la identidad de la feria. Por eso en las ferias de Ficoba no hay stands de relleno, todos responden a la temática del certamen.
A partir de ahí, preparar la creatividad, crear la página Web de la feria, los impresos, mandar los mailing....
Comienza la comercialización que puede durar entre 4 y 10 meses.
Se contacta con los ponentes con meses de antelación.
Se mandan newsletters informativos sobre la marcha de la organización de la feria, notas de prensa, etc.
Se buscan patrocinadores.
Se presenta la feria mediante una conferencia de prensa.
Llegan los días de montaje, antes nos habremos preocupado de preparar el catalogo, decoración y señaletica de la feria, etc.
Antes habremos definido las necesidades de limpieza, vigilancia y azafatas necesarias, sistema de acreditación, recepción y alojamiento de ponentes, traductores.
Se abre la feria, protocolo de inauguración (importante que el dantzari llegue a tiempo para el aurresku ante las autoridades y que las tijeras para cortar la cinta no se hayan extraviado, bueno esto es una broma) y todo en marcha. Las puertas están abiertas.
¿Se acaba la feria cuando se cierran las puertas? Para nosotros no, queda el desmontaje, las valoraciones a transmitir a la prensa, la realización de la memoria de la feria y... volver a empezar, con una reunión de Comité para valorar el resultado de la misma y pensar en las mejoras para la siguiente edición.
Por eso organizar una feria por primera vez requiere 18 meses de trabajo y cuando se trata de repeticiones del orden de 12 meses.
Doce meses de trabajo que se traducen en 2 ó 3 de feria.
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