Mañana inauguramos Bioterra 2009. No parece muy dificil, ya que es la sexta edición y el equipo organizador ha sido prácticamente el mismo en todas las ocasiones. Eso en principio es bueno, ya que es un equipo engrasado, que conoce personalmente a muchos expositores, que sabe cuales son sus tareas y que incluso tiene capacidad de reacción frente a imprevistos. Sin embargo, en algunas situaciones nos podemos dejar llevar por un exceso de confianza y olvidamos hacer ese ejercicio de reflexión y previsión de un plan B.
Por fortuna, en este equipo de profesionales hay una persona que juega ese papel y nos recuerda constantemente la necesidad de prever las situaciones más peregrinas.
Ayer tuvimos la última reunión de organización antes de la feria: el director técnico, el responsable de mantenimiento, seguridad y limpieza, el gerente, la responsable de actividades y subdirectora de la feria y yo, la directora de la feria.
Hay que comprobar que todo está previsto y controlado: accesos, seguridad, limpieza, montaje y desmontaje de stands, logística, salas de conferencias, técnicos y medios audiovisuales necesarios, tickets de entrada para cada día, agenda, alojamiento y transporte de ponentes, dantzari para la inauguración, plan de emergencia y evacuación, seguros, permisos de venta directa, personal de soporte, traductores y azafatas, dónde haremos la paella gigante si llueve, megafonía, camerinos para los modelos del desfile, las mesas y sillas de la zona de comida, las tarjetas de parking, y un largo etcétera.
Hoy llegan la mayoría de los expositores, y para esta hora, las 15:20, ya hemos tenido varias incidencias: un expositor se ha dado cuenta de que ha contratado menos potencia de la que necesita, otro no ha respetado los límites de su espacio y ha invadido la zona de un tercero; un expositor se queja de que el mobiliario que le hemos puesto no es el que ha pedido, otro quiere saber si podemos cambiarle el rótulo de su stand; todos los expositores quieren utilizar las transpaletas que ponemos a su disposición a la vez; algunos no han pagado sus stands y hay que reclamarles el pago antes de que comience la feria…Nada nuevo, lo habitual en los montajes.
Tras la feria, vendrán las reuniones de valoración: cómo se ha desarrollado la feria, qué se puede mejorar, cuales son los puntos débiles, cómo ha percibido el público y los expositores el evento, …reflexión necesaria para que el año que viene, la organización de Bioterra 2010 esté aún más engrasada.
