Normalmente las personas encargadas de organizar un eventos, sobre todo los idearios del evento, tienen muy claro el qué (saben muy bien lo que quieren que se escuche y se vea). Pero muchas veces pasan por alto muchos detalles críticos debido a que no se han parado a pensar en el cómo.
Es evidente que la calidad del contenido de un evento es fundamental para atraer y satisfacer las expectativas del público, pero una mala organización de la puesta en escena puede arruinar meses de trabajo e ilusión. Al final, al asistente del evento le queda lo que le entra por los ojos y los oídos.
Y se puede liar parda !!!
El organizador debe planificar el diseño de su evento desde el contenido hasta la forma de presentar ese contenido. No obviando ningún detalle, y sobre todo, huyendo de los supuestos. Los supuestos son el peor enemigo de cualquier actividad planificada. En el mundo de la gestión de proyectos incluso existen métodos para calcular los riesgos asumidos debido a las suposiciones que realizamos en nuestra planificación.
Por ejemplo, organizamos una conferencia y suponemos que el conferenciante traerá su presentación en su PC… pero, y si no lo trae ? Suponemos que el recinto dispondrá de ese material. Y si el conferenciante utiliza un MAC ? Suponemos que no habrá ningún problema…pero zas ! El conferenciante es novato y no sabe como emitir la señal de vídeo para proyectar su presentación desde el MAC… CRISIS !
Esto nos ha ocurrido. Nos podemos encontrar en un buen lío en los minutos previos al comienzo de una conferencia… Ahí es, cuando ves los ojos de suplica del organizador para que le salves el evento, él ya esta pensando en buscar la puerta por donde salir huyendo o un milagro que le salve…
El día “D”, es el día en el que las suposiciones nos pueden estallar en la cara.
En el día “D”, lo que importa es el CÓMO.
miércoles, 29 de abril de 2009
La he liau parda, en mi evento...
martes, 28 de abril de 2009
Colaboración y actitud positiva ante el futuro.
El pasado viernes, día 24 de Abril, se celebró uno de los encuentros anuales principales del mundo de la economía y el empresariado guipuzcoano, Los premios a la Industria y a la Empresa de Servicios de Gipuzkoa.
¡!!!Felicidades a todos los premiados ¡¡¡¡
El evento este año tras haber sido nómada en pasadas ediciones (Balneario de Zestoa, Gandiaga Topagunea en Arantzazu y Ficoba) se ubicó en el propio edificio de la Cámara de Gipuzkoa.
No pudo ser mejor la elección el acto estuvo organizado al detalle con mimo y dio valor a ese edificio tan singular que acoge a la Cámara de Gipuzkoa.
Antes del almuerzo tuvimos el privilegio de escuchar a Josu Jon Imaz, quién incidió en la importancia de la colaboración y sinergia entre las empresas, para hacer frente a los retos que presenta la economía y el mercado global, más aún teniendo en cuenta el pequeño tamaño de la empresa guipuzcoana. Su exposición rebosó energía.
Me tocó compartir mesa con Mª Sol Irizar, Elisabet Aizpurua, Jose Mª Sainz de Vicuña (fue profe mío de Marketing en 5º de la ESTE), Joseba Amondarain, Iñigo Iribarnegaray, Oscar Astier , Txetxo de la Prada y Enrique Larumbe. Creo que no me olvido de nadie, fue una reunión muy agradable.
Aún así, no tuve la oportunidad de felicitar a Enrique Larumbe (lo hago ahora) por la excelente conferencia que organizó Eurogap la víspera en el cubo pequeño del Kursaal. Otra cita anual imprescindible.
La ponencia estuvo a cargo del Dr. Mario Alonso Puig bajo el titulo de “Creatividad y Neurobiología: Claves para la mejora del funcionamiento del cerebro en el proceso creativo”.
El resumen de la ponencia es: “Una persona se deprime porque no para de tener pensamientos negativos que penetran sin permiso y a raudales. El tener una actitud positiva ayuda a trabajar como equipo unificado, ayudando a mejorar la salud física y mental de las personas y la económica de las empresas.”
Pues eso…
Actitud positiva y colaboración.
¡!!!Felicidades a todos los premiados ¡¡¡¡
El evento este año tras haber sido nómada en pasadas ediciones (Balneario de Zestoa, Gandiaga Topagunea en Arantzazu y Ficoba) se ubicó en el propio edificio de la Cámara de Gipuzkoa.
No pudo ser mejor la elección el acto estuvo organizado al detalle con mimo y dio valor a ese edificio tan singular que acoge a la Cámara de Gipuzkoa.
Antes del almuerzo tuvimos el privilegio de escuchar a Josu Jon Imaz, quién incidió en la importancia de la colaboración y sinergia entre las empresas, para hacer frente a los retos que presenta la economía y el mercado global, más aún teniendo en cuenta el pequeño tamaño de la empresa guipuzcoana. Su exposición rebosó energía.
Me tocó compartir mesa con Mª Sol Irizar, Elisabet Aizpurua, Jose Mª Sainz de Vicuña (fue profe mío de Marketing en 5º de la ESTE), Joseba Amondarain, Iñigo Iribarnegaray, Oscar Astier , Txetxo de la Prada y Enrique Larumbe. Creo que no me olvido de nadie, fue una reunión muy agradable.
Aún así, no tuve la oportunidad de felicitar a Enrique Larumbe (lo hago ahora) por la excelente conferencia que organizó Eurogap la víspera en el cubo pequeño del Kursaal. Otra cita anual imprescindible.
La ponencia estuvo a cargo del Dr. Mario Alonso Puig bajo el titulo de “Creatividad y Neurobiología: Claves para la mejora del funcionamiento del cerebro en el proceso creativo”.
El resumen de la ponencia es: “Una persona se deprime porque no para de tener pensamientos negativos que penetran sin permiso y a raudales. El tener una actitud positiva ayuda a trabajar como equipo unificado, ayudando a mejorar la salud física y mental de las personas y la económica de las empresas.”
Pues eso…
Actitud positiva y colaboración.
De Home Studio pasando por la torre
Hace un par de años cuando mi compañero Javi se incorporó a Ficoba le conté que todos debíamos de proponer potenciales eventos a organizar en Ficoba. No tardó en proponer algo relativo al Home Studio, su ocio personal. Es más, redactó un completo informe sobre el tema.
A los pocos meses entré en contacto con una empresa del sector audiovisual en el contexto de un proyecto de iluminación dinámica de nuestra torre, proyecto que por ahora ha quedado guardado en nuestro cajón de ideas. El proyecto pretendía, mediante la utilización de LEDs, iluminar de forma dinámica y colorida la torre del recinto ferial. La verdad es que las ventajas y posibilidades que ofrece la tecnología LED son impresionantes (como veis, amamos a los LEDs por aquí). Os muestro el resultado del ensayo en el vídeo.
Le comentamos al responsable de la empresa audiovisual, la idea sobre un evento orientado al mundo audiovisual e informático amateur o semi profesional. La idea le pareció muy buena, y comenzamos a trabajar sobre el asunto manteniendo reuniones y contactos. Seguiremos avanzando con el objetivo de dar forma a esa idea.
jueves, 23 de abril de 2009
Comités y comités (2ª parte)
Tal y como estaba previsto, ayer se celebró la primera reunión del Comité de Construcoba. De los 12 miembros activos acudieron seis y otros tantos excusaron su presencia por diversos motivos. El comité fue muy positivo. El nuevo formato de feria profesional, del cual se ha hablado en otros posts de este mismo blog, fue muy bien acogido. Con este innovador formato, organizador y expositor comparten riesgos y oportunidades y de entrada, es una actitud que las empresas agradecen.
Todos los asistentes a la reunión, pero esperamos que se extienda a todos los miembros del comité, han mostrado su disposición a colaborar con Ficoba para que Construcoba 2009 sea un éxito.
Tras la reunión se envía el acta correspondiente a todos los miembros, por lo que estos siempre están informados. Lo realmente interesante es que acuda el máximo número de miembros, ya que de lo que se trata es de discutir, sugerir, y opinar sobre los temas durante la reunión.
Ahora es el equipo de ferias quien se pone en marcha: comercialización, definición de las bases de datos, plan de comunicación, programa de conferencias y actividades paralelas, contratación servicios,etc. Todas estas tareas son más fáciles con la ayuda de los miembros del comité.
Todos los asistentes a la reunión, pero esperamos que se extienda a todos los miembros del comité, han mostrado su disposición a colaborar con Ficoba para que Construcoba 2009 sea un éxito.
Tras la reunión se envía el acta correspondiente a todos los miembros, por lo que estos siempre están informados. Lo realmente interesante es que acuda el máximo número de miembros, ya que de lo que se trata es de discutir, sugerir, y opinar sobre los temas durante la reunión.
Ahora es el equipo de ferias quien se pone en marcha: comercialización, definición de las bases de datos, plan de comunicación, programa de conferencias y actividades paralelas, contratación servicios,etc. Todas estas tareas son más fáciles con la ayuda de los miembros del comité.
miércoles, 22 de abril de 2009
Al LED le ha salido un duro competidor
Parece que ya se han puesto a la venta las primeras cabezas móviles basadas en lámparas de plasma. Parece ser que algunas empresas punteras en fabricación de equipos para la iluminación espectacular, como son Martin o Robe, están trabajando en ésta nueva tecnología, que consigue un tipo de luz más eficiente, de aproximadamente 10.000 horas de vida, usando gas argón concentrado en cápsulas de cuarzo. El Robin 3 Plasma Spot, concretamente, utilizaría la lámpara LIFI, creada por la empresa Luxim, que ha inventado éste nuevo concepto de iluminación. Pero parece que éste tipo de tecnología también se podría utilizar en videoproyectores, video-walls y televisores.
Desde la aparición de los primeros proyectores de luz artificial, con las lámparas de vapor de mercurio, se han estado investigando diferentes campos para conseguir mejoras en el sector de la iluminación, tanto para el terreno del espectáculo, como en el urbano o arquitectónico. Es por ello que hoy disponemos de lámparas halógenas, fluorescentes, HMI, de xenón, de neón, etc… pudiendo resumirlas en dos bloques, las lámparas incandescentes y las lámparas de descarga.
Por otro lado tendríamos los LED, que se trata de elementos semiconductores, que, dependiendo del material con el que estén construidos y la corriente eléctrica que los atraviesa, emiten luz de diversos colores, siendo mucho más eficientes, puesto que la energía que consumen la convierten en luz visible en un porcentaje mayor que las lámparas convencionales, desprendiendo mucho menos calor. Esta luz parecía que iba a ser el futuro en la iluminación, puesto que además es muy ecológica, pero la aparición de las lámparas de plasma puede abrir un nuevo camino.
Desde la aparición de los primeros proyectores de luz artificial, con las lámparas de vapor de mercurio, se han estado investigando diferentes campos para conseguir mejoras en el sector de la iluminación, tanto para el terreno del espectáculo, como en el urbano o arquitectónico. Es por ello que hoy disponemos de lámparas halógenas, fluorescentes, HMI, de xenón, de neón, etc… pudiendo resumirlas en dos bloques, las lámparas incandescentes y las lámparas de descarga.
Por otro lado tendríamos los LED, que se trata de elementos semiconductores, que, dependiendo del material con el que estén construidos y la corriente eléctrica que los atraviesa, emiten luz de diversos colores, siendo mucho más eficientes, puesto que la energía que consumen la convierten en luz visible en un porcentaje mayor que las lámparas convencionales, desprendiendo mucho menos calor. Esta luz parecía que iba a ser el futuro en la iluminación, puesto que además es muy ecológica, pero la aparición de las lámparas de plasma puede abrir un nuevo camino.
Cocinero 81 del mundo conoce muy bien Ficoba.
Hace 6 años, cuando el Recinto estaba en obras y era un proyecto recién nacido invité ilusionado a mi amigo Mikel Alonso a visitar las instalaciones de mi futuro lugar trabajo. Quedó impresionado por la obra, por lo que significaba para Irun, y sigue atentamente nuestra actividad desde México.
Mikel se marchó a hacer las américas hace 10 años, es un irundarra ITV expatriado desconocido pese a estar, por segundo año consecutivo, entre los 100 mejores cocineros del mundo… Desde hace 3 años conduce su propio negocio : Restaurante Biko
Ayer cuando se publicó la lista de los mejores restaurantes del mundo pocos medios de comunicación vascos hicieron mención alguna a Mikel. Se deberá al desconocimiento, supongo. Pero ya le he prometido a Mikel que voy a transmitir su “gesta” a los medios más cercanos para que reciba el eco que se merece (como se lo merecen los demás).
Mikel se marchó a hacer las américas hace 10 años, es un irundarra ITV expatriado desconocido pese a estar, por segundo año consecutivo, entre los 100 mejores cocineros del mundo… Desde hace 3 años conduce su propio negocio : Restaurante Biko
Ayer cuando se publicó la lista de los mejores restaurantes del mundo pocos medios de comunicación vascos hicieron mención alguna a Mikel. Se deberá al desconocimiento, supongo. Pero ya le he prometido a Mikel que voy a transmitir su “gesta” a los medios más cercanos para que reciba el eco que se merece (como se lo merecen los demás).
Suele aterrizar por estas tierras al menos una vez al año, intentando coincidir con los San Marciales, por supuesto…
martes, 21 de abril de 2009
Comités y comités
Mañana se reúne en Ficoba el Comité de Organización de Construcoba 2009. En el equipo de Ficoba sabemos organizar ferias pero no somos expertos de todos los sectores sobre los cuales organizamos ferias (aunque con el tiempo cada vez tenemos mayores conocimientos).
Por ello cada feria organizada por Fundación Ficoba dispone de un comité organizador, al que se invita a participar a operadores, instituciones, asociaciones y toda empresa relacionada con el sector ó los sectores presentes en cada feria. Este comité es muy importante ya que nos ayuda a mantener la identidad de la feria, aprueba el presupuesto de la misma, valida nuestras acciones y nos sugiere planes y estrategias para captar más expositores y visitantes.
El comité realiza sobre todo labores de asesoramiento ya que es el equipo de ferias de Ficoba quien ejecuta las tareas y pone en marcha los planes aprobados en el comité. El comité se reúne tres veces al año, dos antes de la feria y una vez tras la misma.
Un buen comité organizador es aquel en el que están presentes expositores y visitantes de la feria, ya que son lo que nos dan una opinión real sobre su experiencia. Un buen comité es aquel que cuenta con miembros colaboradores; un buen comité es el que evalúa los resultados de cada feria y el que aporta sugerencias e ideas.
La reunión de mañana es importante, ya que en una situación de crisis del sector de la construcción, Ficoba quiere organizar la cuarta edición de Construcoba. Nosotros pensamos que esta situación ha de ser considerada como una oportunidad.
Veremos qué dice el comité. Mañana os lo contaré.
Por ello cada feria organizada por Fundación Ficoba dispone de un comité organizador, al que se invita a participar a operadores, instituciones, asociaciones y toda empresa relacionada con el sector ó los sectores presentes en cada feria. Este comité es muy importante ya que nos ayuda a mantener la identidad de la feria, aprueba el presupuesto de la misma, valida nuestras acciones y nos sugiere planes y estrategias para captar más expositores y visitantes.
El comité realiza sobre todo labores de asesoramiento ya que es el equipo de ferias de Ficoba quien ejecuta las tareas y pone en marcha los planes aprobados en el comité. El comité se reúne tres veces al año, dos antes de la feria y una vez tras la misma.
Un buen comité organizador es aquel en el que están presentes expositores y visitantes de la feria, ya que son lo que nos dan una opinión real sobre su experiencia. Un buen comité es aquel que cuenta con miembros colaboradores; un buen comité es el que evalúa los resultados de cada feria y el que aporta sugerencias e ideas.
La reunión de mañana es importante, ya que en una situación de crisis del sector de la construcción, Ficoba quiere organizar la cuarta edición de Construcoba. Nosotros pensamos que esta situación ha de ser considerada como una oportunidad.
Veremos qué dice el comité. Mañana os lo contaré.
lunes, 20 de abril de 2009
¿ Traducción simultanea o consecutiva ?
El año pasado en Bioterra tuvimos que decir no a muchas personas. La conferencia del Dr. Masaru Emoto tuvo tanto éxito de público que, por decir un tópico, tuvimos colgar el cartel de completo.
En el auditórium asistieron 376 personas, cada una de las cuales dispuso de su correspondiente sistema de traducción simultanea (el Sr. Masaru habló en Japonés). Aún así, anticipándonos a lo que podía ocurrir, habilitamos las salas anexas al auditórium para seguir en directo, vía proyección, la conferencia, con su correspondiente traducción simultánea, claro. De esa forma, otras 150 personas pudieron seguir la conferencia.
Como fueron muchas las personas que se quedaron fuera, pedimos permiso al Sr. Masaru para poder colgar en la red su conferencia grabada en Ficoba, y el Sr. Masaru amablemente nos dio su consentimiento (no todos los ponentes son tan generosos).
En esa conferencia batimos nuestro récord en cuanto a la logística de entrega de receptores de traducción simultánea. 376 receptores, con sus correspondientes auriculares, que hubo que canjear por DNIs, dinero, móviles o todo aquello que nos garantizara que la persona volvería a entregar el receptor.
Los receptores vienen en cajas de 50, y los días previos los probamos uno a uno. Daros cuenta de que si llegan a fallar sólo el 10% hubiéramos tenido 40 personas moviéndose por el auditórium en medio de la conferencia, con las molestias y enfados correspondientes. Por otro lado, los receptores tienen sus manías… en realidad lo que ocurre es que al ser un sistema de emisión por infrarrojos si la persona “esconde” su receptor (bajo la ropa, por ejemplo) deja de recibir la señal… El público se portó fenomenal y colaboró.
Existe una alternativa menos compleja y más económica. Se trata de la traducción consecutiva. Seguramente probaremos en breve qué tal nos va con ese sistema en alguna conferencia. Ya os contaré.
En el auditórium asistieron 376 personas, cada una de las cuales dispuso de su correspondiente sistema de traducción simultanea (el Sr. Masaru habló en Japonés). Aún así, anticipándonos a lo que podía ocurrir, habilitamos las salas anexas al auditórium para seguir en directo, vía proyección, la conferencia, con su correspondiente traducción simultánea, claro. De esa forma, otras 150 personas pudieron seguir la conferencia.
Como fueron muchas las personas que se quedaron fuera, pedimos permiso al Sr. Masaru para poder colgar en la red su conferencia grabada en Ficoba, y el Sr. Masaru amablemente nos dio su consentimiento (no todos los ponentes son tan generosos).
En esa conferencia batimos nuestro récord en cuanto a la logística de entrega de receptores de traducción simultánea. 376 receptores, con sus correspondientes auriculares, que hubo que canjear por DNIs, dinero, móviles o todo aquello que nos garantizara que la persona volvería a entregar el receptor.
Los receptores vienen en cajas de 50, y los días previos los probamos uno a uno. Daros cuenta de que si llegan a fallar sólo el 10% hubiéramos tenido 40 personas moviéndose por el auditórium en medio de la conferencia, con las molestias y enfados correspondientes. Por otro lado, los receptores tienen sus manías… en realidad lo que ocurre es que al ser un sistema de emisión por infrarrojos si la persona “esconde” su receptor (bajo la ropa, por ejemplo) deja de recibir la señal… El público se portó fenomenal y colaboró.
Existe una alternativa menos compleja y más económica. Se trata de la traducción consecutiva. Seguramente probaremos en breve qué tal nos va con ese sistema en alguna conferencia. Ya os contaré.
viernes, 17 de abril de 2009
MADE IN FICOBA
Amigos,proveedores colaboradores, etc., nos suelen preguntar como se nos ha ocurrido lanzar o pensar en determinada idea que luego ha dado lugar a una feria “made in Ficoba” y cuanto tiempo les dedicamos para organizarlas.
Hoy voy a intentar responder brevemente a estas cuestiones.
La tormenta de ideas inicial consiste en buscar temáticas que interesen a las empresas o al público de nuestro entorno (la Costa Vasca), a veces son temas universales (la preocupación por el medio ambiente o la salud si hablamos de Bioterra) o en ocasiones específicos (la gran afición a la montaña, ski, viajes, etc., que existe en Euskal Herria si hablamos de Mendiexpo).
Una vez detectado un tema de interés para el potencial visitante, identificamos a los expositores y/o agentes más relevantes de ese sector y ahí empieza la fase de prospección.
Esta fase consiste en realizar entrevistas con expositores y visitantes potenciales de esa feria que aún no existe, y en contrastar si existe un interés en encontrarse en un lugar de encuentro, es decir, en una feria. Si las respuestas son suficientemente positivas, lanzamos la feria. Es en esta fase donde se deciden las fechas de la feria, cada sector tiene su momento adecuado. La elección de la fecha de la feria tiene que ser coherente con el ciclo de comercialización de los productos y servicios expuestos.
En ese momento comenzamos a preparar la base de datos de expositores (y también de visitantes si se trata de una feria profesional) e invitamos a expositores y asociaciones sectoriales a participar en el Comité Organizador de la feria.
Sometemos el presupuesto de la feria a la aprobación del Comité Organizador (somos los únicos que lo hacemos en España, creo). Este Comité nos orienta en las temáticas, ponentes y conferencias más adecuada a realizar en paralelo a la feria, lo que llamamos actividades paralelas. En definitiva vela por la identidad de la feria. Por eso en las ferias de Ficoba no hay stands de relleno, todos responden a la temática del certamen.
A partir de ahí, preparar la creatividad, crear la página Web de la feria, los impresos, mandar los mailing....
Comienza la comercialización que puede durar entre 4 y 10 meses.
Se contacta con los ponentes con meses de antelación.
Se mandan newsletters informativos sobre la marcha de la organización de la feria, notas de prensa, etc.
Se buscan patrocinadores.
Se presenta la feria mediante una conferencia de prensa.
Llegan los días de montaje, antes nos habremos preocupado de preparar el catalogo, decoración y señaletica de la feria, etc.
Antes habremos definido las necesidades de limpieza, vigilancia y azafatas necesarias, sistema de acreditación, recepción y alojamiento de ponentes, traductores.
Se abre la feria, protocolo de inauguración (importante que el dantzari llegue a tiempo para el aurresku ante las autoridades y que las tijeras para cortar la cinta no se hayan extraviado, bueno esto es una broma) y todo en marcha. Las puertas están abiertas.
¿Se acaba la feria cuando se cierran las puertas? Para nosotros no, queda el desmontaje, las valoraciones a transmitir a la prensa, la realización de la memoria de la feria y... volver a empezar, con una reunión de Comité para valorar el resultado de la misma y pensar en las mejoras para la siguiente edición.
Por eso organizar una feria por primera vez requiere 18 meses de trabajo y cuando se trata de repeticiones del orden de 12 meses.
Doce meses de trabajo que se traducen en 2 ó 3 de feria.
Hoy voy a intentar responder brevemente a estas cuestiones.
La tormenta de ideas inicial consiste en buscar temáticas que interesen a las empresas o al público de nuestro entorno (la Costa Vasca), a veces son temas universales (la preocupación por el medio ambiente o la salud si hablamos de Bioterra) o en ocasiones específicos (la gran afición a la montaña, ski, viajes, etc., que existe en Euskal Herria si hablamos de Mendiexpo).
Una vez detectado un tema de interés para el potencial visitante, identificamos a los expositores y/o agentes más relevantes de ese sector y ahí empieza la fase de prospección.
Esta fase consiste en realizar entrevistas con expositores y visitantes potenciales de esa feria que aún no existe, y en contrastar si existe un interés en encontrarse en un lugar de encuentro, es decir, en una feria. Si las respuestas son suficientemente positivas, lanzamos la feria. Es en esta fase donde se deciden las fechas de la feria, cada sector tiene su momento adecuado. La elección de la fecha de la feria tiene que ser coherente con el ciclo de comercialización de los productos y servicios expuestos.
En ese momento comenzamos a preparar la base de datos de expositores (y también de visitantes si se trata de una feria profesional) e invitamos a expositores y asociaciones sectoriales a participar en el Comité Organizador de la feria.
Sometemos el presupuesto de la feria a la aprobación del Comité Organizador (somos los únicos que lo hacemos en España, creo). Este Comité nos orienta en las temáticas, ponentes y conferencias más adecuada a realizar en paralelo a la feria, lo que llamamos actividades paralelas. En definitiva vela por la identidad de la feria. Por eso en las ferias de Ficoba no hay stands de relleno, todos responden a la temática del certamen.
A partir de ahí, preparar la creatividad, crear la página Web de la feria, los impresos, mandar los mailing....
Comienza la comercialización que puede durar entre 4 y 10 meses.
Se contacta con los ponentes con meses de antelación.
Se mandan newsletters informativos sobre la marcha de la organización de la feria, notas de prensa, etc.
Se buscan patrocinadores.
Se presenta la feria mediante una conferencia de prensa.
Llegan los días de montaje, antes nos habremos preocupado de preparar el catalogo, decoración y señaletica de la feria, etc.
Antes habremos definido las necesidades de limpieza, vigilancia y azafatas necesarias, sistema de acreditación, recepción y alojamiento de ponentes, traductores.
Se abre la feria, protocolo de inauguración (importante que el dantzari llegue a tiempo para el aurresku ante las autoridades y que las tijeras para cortar la cinta no se hayan extraviado, bueno esto es una broma) y todo en marcha. Las puertas están abiertas.
¿Se acaba la feria cuando se cierran las puertas? Para nosotros no, queda el desmontaje, las valoraciones a transmitir a la prensa, la realización de la memoria de la feria y... volver a empezar, con una reunión de Comité para valorar el resultado de la misma y pensar en las mejoras para la siguiente edición.
Por eso organizar una feria por primera vez requiere 18 meses de trabajo y cuando se trata de repeticiones del orden de 12 meses.
Doce meses de trabajo que se traducen en 2 ó 3 de feria.
miércoles, 15 de abril de 2009
ERAKUSKETARIAREN ERANTZUKIZUNA
Datorren apirilak 23 an “Erakusketarien mintegia” ospatzen dugu. Mintegi honetan erakusketariak azoka bati etekin handiena atera diezaion egin behar dituen lan, antolaketa, eta pausu guztiak azaltzen ditugu. Honek zer esan nahi du? Ba oso erreza eta logikoa da: azoka bat ondo atera dadin erantzukizun desberdinak daude; alde batetik antolatzailearena (FICOBA rena) eta bestalde erakusketariarena. Bai! erakusketariak ere ondo egin behar du bere lana emaitzak ahalik eta hoberenak izan daitezen. Hala ere egin beharreko lan hau, dirudiena baino errexagoa izaten da. Bi adibidie errex jarrito ditut:
Bazen behin A enpresa.
Bere parte hartzea “a lo grande” izatea nahi zuen. Hoiek izan ziren gerentearen hitzak. Kriston stand polita jarri zuten. 36 metro karratuko diseinuzko irla bat. Standean 6.000 € baino gehiago inbertitu zituen, dekoratzaile eta guzti. Baina …..
- Ez zituen gonbidapenik bere bezero eta bezero potentzialen artean banatu.
- Ez zituen lortu beharreko helburu argi batzu definitu.
- Produktu berri tekniko bat aurkezten zuen baina standean azalpenak ematen zituenek ez zuten produktu berri hori oraindik ondo ezagutzen.
- Egun batean enpresako komertzial guztiak etorri ziren standa atenditzera baina beraien artean, koadrilan bezala, hitzegiten hasi ziren talde txikitan eta bisitaria, bezeroak zirela pentsatuz, ez ziren standera sartzen ausartzen.
Hiru hilabete pasa zirenean …..
azokan oso gende gutxi etorri zela komentatu zuten eta gainera ez zuela inork deitu beraien enpresara FICOBA –ko azokan ezagutu zirela esanez. Hau, objetiboki, emaitza ezin onak izan dituen azoka batian gertatu zitzaigun.
Bazen beste behin B enpresa.
Bere parte hartzea “a lo grande” izatea nahi zuen. Hoiek izan ziren gerentearen hitzak. Kriston stand polita jarri zuten. 36 metro karratuko diseinuzko irla bat. Standean 6.000 € baino gehiago inbertitu zituen, dekoratzaile eta guzti. Baina …..
- Ez zituen gonbidapenik bere bezero eta bezero potentzialen artean banatu.
- Ez zituen lortu beharreko helburu argi batzu definitu.
- Produktu berri tekniko bat aurkezten zuen baina standean azalpenak ematen zituenek ez zuten produktu berri hori oraindik ondo ezagutzen.
- Egun batean enpresako komertzial guztiak etorri ziren standa atenditzera baina beraien artean, koadrilan bezala, hitzegiten hasi ziren talde txikitan eta bisitaria, bezeroak zirela pentsatuz, ez ziren standera sartzen ausartzen.
Hiru hilabete pasa zirenean …..
azokan oso gende gutxi etorri zela komentatu zuten eta gainera ez zuela inork deitu beraien enpresara FICOBA –ko azokan ezagutu zirela esanez. Hau, objetiboki, emaitza ezin onak izan dituen azoka batian gertatu zitzaigun.
Bazen beste behin B enpresa.
Enpresa ertaina zen. Diruz eta denboraz justu samar zebilen baina bazekien promozioa inoiz baino garrantzitsua zela. Stand txikiena kontratatu zuen, 12 metro karratu 1000 € tan. Stand modular bat, mobiliario eta guzti. Zer egin zuen?
- Mostradore batian pantaila bat jarri eta bi minutuko pelikula baten bitartez bere produktuen funtzionamendua aurkezten zuen.
- Bi pertsona standean, gendearen galderak ondo atenditzeko jarrerarekin eta beraien datuak hartuz.
- Zenbait bezero eta bezero potentzialekin azoka hasi baino lehenago ordua emana zuten standean bertan elkar ikusi eta hitzegiteko, zeren gonbidapenak bidaltzeaz gain teléfonoz ere kontaktatu baitzuten.
Hiru hilabete pasa zirenean …
oso ondo atera zitzaiela esan ziguten. Azoka pasa bezain laster, azokako kontaktuei deitu eta bezeroen enpresatan bisita eginez pedido politak lortu zituztela; eta hurrengo batian beraien parte hartzea hobetzen saiatuko zirela.
Ondorioa zein den?Azoka bat erakusketarientzat ez da magikoa. Lana egin behar da. Dirua eta denbora inbertitu behar da. Baina gauzak ondo prestatuz etekina benetan ona izan daiteke . Eta gehiago oraindik: azoka batetan ondo parte hartzea dirudiena baino gutxiago kostatzen da, bai diruz eta bai denboraz.
- Mostradore batian pantaila bat jarri eta bi minutuko pelikula baten bitartez bere produktuen funtzionamendua aurkezten zuen.
- Bi pertsona standean, gendearen galderak ondo atenditzeko jarrerarekin eta beraien datuak hartuz.
- Zenbait bezero eta bezero potentzialekin azoka hasi baino lehenago ordua emana zuten standean bertan elkar ikusi eta hitzegiteko, zeren gonbidapenak bidaltzeaz gain teléfonoz ere kontaktatu baitzuten.
Hiru hilabete pasa zirenean …
oso ondo atera zitzaiela esan ziguten. Azoka pasa bezain laster, azokako kontaktuei deitu eta bezeroen enpresatan bisita eginez pedido politak lortu zituztela; eta hurrengo batian beraien parte hartzea hobetzen saiatuko zirela.
Ondorioa zein den?Azoka bat erakusketarientzat ez da magikoa. Lana egin behar da. Dirua eta denbora inbertitu behar da. Baina gauzak ondo prestatuz etekina benetan ona izan daiteke . Eta gehiago oraindik: azoka batetan ondo parte hartzea dirudiena baino gutxiago kostatzen da, bai diruz eta bai denboraz.
martes, 7 de abril de 2009
Stop CO2 Euskadi
Al margen de la polémica sobre si el cambio climático existe o no, o si de existir se debe a la acción humana, lo que nadie discute es que la concentración de gases de efecto invernadero no deja de subir desde hace algunas décadas. Al final, es como si una parte de nuestros residuos flotase en el aire… no los vemos, pero está ahí.
El Gobierno Vasco lanza Stop CO2 Euskadi : “Stop CO2 Euskadi es la primera iniciativa de acción en materia de lucha contra el cambio climático puesta en marcha en la Comunidad Autónoma del País Vasco que engloba las actuaciones de la ciudadanía, empresas y de las administraciones públicas”
El portal es muy completo y ofrece información interesante de como mejorar nuestra eficiencia energética y una completa calculadora de emisiones CO2.
El Gobierno Vasco lanza Stop CO2 Euskadi : “Stop CO2 Euskadi es la primera iniciativa de acción en materia de lucha contra el cambio climático puesta en marcha en la Comunidad Autónoma del País Vasco que engloba las actuaciones de la ciudadanía, empresas y de las administraciones públicas”
El portal es muy completo y ofrece información interesante de como mejorar nuestra eficiencia energética y una completa calculadora de emisiones CO2.
Bueno, nosotros ya llevamos 2 años compensado nuestras emisiones de CO2 y divulgando la iniciativa con nuestro logo (muy parecido al suyo, por cierto), y sobre todo con la plataforma BIOTERRA que ya cumple 6 añitos.
Por lo tanto, esta iniciativa del Gobierno nos hace pensar que vamos por el buen camino : reducir nuestros consumos energéticos, aplicar el ecodiseño a las ferias y compensar las emisiones de CO2 inevitables.
Por lo tanto, esta iniciativa del Gobierno nos hace pensar que vamos por el buen camino : reducir nuestros consumos energéticos, aplicar el ecodiseño a las ferias y compensar las emisiones de CO2 inevitables.
viernes, 3 de abril de 2009
Primera fase de www.eventoscostavasca.com
Hace un año, cuando llevábamos casi 5 años acogiendo eventos de terceros, nos dimos cuenta que nos faltaba una herramienta de comunicación especifica para relacionarnos con esos organizadores. Nos pusimos manos a la obra de la mano de nuestros amigos de Adimedia.
Hemos aprendido mucho, en estos 5 años, de las centenares de personas que nos han pedido reservas y servicios. Han sido miles de consultas. Analizando ese histórico nos dimos cuenta de que ese caos aparente tenia una estructura sencilla y fácilmente plasmable en una web.
Hemos aprendido mucho, en estos 5 años, de las centenares de personas que nos han pedido reservas y servicios. Han sido miles de consultas. Analizando ese histórico nos dimos cuenta de que ese caos aparente tenia una estructura sencilla y fácilmente plasmable en una web.
Ahora me doy cuenta que no podía nacer antes este proyecto, necesitábamos un mínimo de experiencia y unos cuantos cientos de eventos a nuestras espaldas...
Hemos intentado simplificar al máximo el acceso a la información más demandada por todas aquellas personas que desean organizar su evento en Ficoba. Y hemos ordenado la información en base a nuestra experiencia, intentamos anticiparnos a lo que el usuario va a buscar.
La web tiene 3 pilares : Espacios, Servicios y Casos de éxito.
También le hemos añadido un vídeo con una presentación del entorno de Ficoba y de su privilegiada situación en el centro de la Costa Vasca (de ahí el nombre de su dominio).
Y ahora abordamos la segunda fase del portal : un sistema experto. Lo que buscamos es acompañar al usuario en su visita a la web. Queremos, contestando a 2 preguntas, sugerirle los espacios y servicios más adecuados. Os lo detallaré conforme avancemos con el proyecto.
Hemos intentado simplificar al máximo el acceso a la información más demandada por todas aquellas personas que desean organizar su evento en Ficoba. Y hemos ordenado la información en base a nuestra experiencia, intentamos anticiparnos a lo que el usuario va a buscar.
La web tiene 3 pilares : Espacios, Servicios y Casos de éxito.
También le hemos añadido un vídeo con una presentación del entorno de Ficoba y de su privilegiada situación en el centro de la Costa Vasca (de ahí el nombre de su dominio).
Y ahora abordamos la segunda fase del portal : un sistema experto. Lo que buscamos es acompañar al usuario en su visita a la web. Queremos, contestando a 2 preguntas, sugerirle los espacios y servicios más adecuados. Os lo detallaré conforme avancemos con el proyecto.
jueves, 2 de abril de 2009
If you want me to buy, you need to speak my language
Ficoba has always been a cross-border project, not only because that is what its company mission says, but mainly because of the commitment of the company and the staff to multilingualism and multiculturalism. All Ficoba’s employees speak Basque, Spanish and French, in most cases we also speak English and some speak other languages like German or Portuguese.
Our commitment is practical and real: every official document is available in Spanish, French and Basque and every sign, prospect or instruction is written, printed or given in these three languages; Ficoba’s six web sites (Ficoba, Mendiexpo, Abla, Bioterra, Construcoba, FNCV) are maintained in four languages (the ones already listed plus English) and so are the languages used in our Blog. The situation is sometimes awkard and difficult to deal with, specially when we need to communicate something, but we take it as a challenge.
Our commitment is not only based in respect and cultural reasons though. This project is also a business and therefore, has to fulfilled some economic and financial objectives.
Our commitment is not only based in respect and cultural reasons though. This project is also a business and therefore, has to fulfilled some economic and financial objectives.
Over 90% of buyers of business surveyed last year prefer products and information available in their language, according to a report released by Common Sense Advisory. The report shows that purchase intent increases when the product information has been translated: “If you want me to buy, you need to speak my language”.
As former German Chancellor Willy Brandt once said, "If I'm selling to you, I speak your language. If I'm buying, "dann muessen Sie Deutsch sprechen" (then you must speak German).
Benefits of being able to speak to colleagues and clients literally in their own language are not only a demonstration of respect and interest, but also minimise misunderstandings which can cause economic effects.
In this globalized world of today, we need to interact with more people and for that reason, we believe we have to be multilingual . Not only we believe in multilingualism, but we put it into practise every single day.
And this makes us really a cross-border team!
miércoles, 1 de abril de 2009
EL DIA "D" Y LA HORA "H"
El día D y la hora H son el día y hora de apertura de la feria en la que todo debe estar perfecto y controlado en un 95%. El restante 5% se consideran imprevistos. Esto, dicho así, es de risa porque parece que te hace parte de un grupo de científicos de la NASA responsable del lanzamiento de un cohete espacial.
Tranquilos. No os contaré ni los 184 pasos ni la cronología desde el mes menos 12 antes de la feria.
Pero sí os diré que se preparan y actualizan bases de datos de miles de expositores y visitantes potenciales de cada feria; se envían miles de cartas y miles de emails para promocionarlas. Se realizan cientos y cientos de llamadas telefónicas y visitas para captar expositores, conferenciantes, financiación, sponsors y patrocinios.
Y luego viene la parte “física” de la feria, es decir, su construcción: 4.000 metros cuadrados de moqueta a colocar, los 80-100 stands modulares a construir según un plano escalado, sus cuadros eléctricos, las conexiones de agua o Internet que haya solicitada cada stand, el mobiliario de alquiler, las azafatas de la entrada, la colocación de las exposiciones, el evento inaugural con el dantzari, la recepción a los conferenciantes, la colocación de sillas y limpieza de las salas, el control técnico de sonido e imagen de las conferencias, la seguridad, etc.
Y luego viene la valoración: ¿cuántos visitantes?; ¿cómo valoran la feria los visitantes?; ¿y los expositores?; ¿cómo nos han cubierto los medios?; ¿qué se puede mejorar?; ¿qué se puede repetir y qué hay que corregir? Todo para dos o tres días que pueda durar una feria. Y después de la feria, ¿qué? Pues el día D y la hora H de la siguiente feria. Comienza de nuevo la marcha atrás.
Los cohetes espaciales de 2009 son:
BIOTERRA 2009 (sexta edición):
día D: 5 de junio
hora H: 10:00
MENDIEXPO 2009 (sexta edición):
día D: 31 de octubre
hora H: 10:00
CONSTRUCOBA 2009 (cuarta edición):
día D: 19 de noviembre
hora H: 11:00
FERIA DE NAVIDAD DE LA COSTA VASCA (cuarta edición):
Dia D: 5 de diciembre:
hora H: 11:00
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