Cuando organizamos una reunión, ¿Qué es lo que hacemos mal cuando nos surgen problemas en la confirmación de asistencia? ¿Por qué los participantes no levantan la mano, no preguntan, no plantean dudas ? ¿Por qué cuesta tanto hacer que la gente se siente en las primeras filas ?
En nuestro día a día, se acumulan en nuestras agendas reuniones, conferencias, foros y un sin fín de citas que marcamos como "importante", "acudir sin falta", "MUY IMPORTANTE¡¡!!". En consecuencia, todo parece, fundamental, estar porque hay que estar, ir porque hay que ir. Algo muy parecido ocurre con las reuniones de empresa, aquellas que se organizan para que el personal esté informado, motivado, integrado en el grupo: "hay que hacerlas" por que sí.
En nuestro día a día, se acumulan en nuestras agendas reuniones, conferencias, foros y un sin fín de citas que marcamos como "importante", "acudir sin falta", "MUY IMPORTANTE¡¡!!". En consecuencia, todo parece, fundamental, estar porque hay que estar, ir porque hay que ir. Algo muy parecido ocurre con las reuniones de empresa, aquellas que se organizan para que el personal esté informado, motivado, integrado en el grupo: "hay que hacerlas" por que sí.
En este tipo de reuniones, lo que realmente es esencial, es el hecho de escuchar, debatir, conversar e intercambiar : se trata de que el grupo social, el conjunto de las personas de la empresa, interactúe.
Existe la falsa percepción de que cuantas más personas tengamos en nuestra jornada, mayor éxito hemos conseguido : filas y filas de personas no forman más que un formato rígido, válido para presentarse ante una audiencia pero no para interactuar. Por eso, os quiero hablar de lo importante que son los formatos en las reuniones : la disposición de las personas de acuerdo al objetivo del encuentro. Y en este sentido, animamos a nuestros clientes a utilizar formatos en círculo, pequeños grupos de sillas dispuestas en círculo que favorecen el intercambio y la interacción. Si el evento es numeroso, entonces trabajamos con los clientes presentándoles propuestas que incluyen escenarios redondos, escenarios integrados con la audiencia y disposición de zonas de ocio, trabajo y catering en un mismo espacio.
En este post, The evolution of Meeting Formats, the rebirth of the Campfire Meeting encontraréis algunas consejos para acertar con el formato de vuestra reunión o como lo denomina el autor, con el Meeting Architecture.
En este post, The evolution of Meeting Formats, the rebirth of the Campfire Meeting encontraréis algunas consejos para acertar con el formato de vuestra reunión o como lo denomina el autor, con el Meeting Architecture.
En ese sentido, es interesante también las dinámicas que Sunni Brown, James Macanufo y Dave Gray proponen en su libro "Gamestorming", muy recomendable. Tuve la oportunidad de asistir a un taller de Sunni Brown en Bilbao (Eutokia) y practicamos alguno de estos "juegos". Se usan mucho post-its, diagramas, jeugos de rol sencillos, grupos pequeños, tipo World-caffe...
ResponderEliminarUn abrazo!
Pernan
Eskerrik asko Pernan!
EliminarAfortunadamente, cada vez más empresas utilizan estas dinámicas, mucho más efectivas, creemos que las tradicionales.
Por mencionar otra, está el Lego Serious Play, que pusieron en práctica en la feria KREA BIDASOA sobre emprendizaje, innovación y creatividad (FICOBA, 14 abril 2011)y sobre el que os dejo un vídeo: http://www.eventoscostavasca.com/ex_krea.asp?lng=es.
Saludos!
Con permiso quisiera dar una opinión, de acuerdo a reuniones en que he participado y otras que he organizado.
EliminarNo me rijo de libros de moda escrito por autores del norte pues el publico es diferente y una de las premisa importane es conocer a los integrantes, con una encuestas de hobis es suficiente.
Prefiero basarme en estudios sociológicos argentinos en este caso y demográficos.
Si hablamos de disposición de sillas he echo el efecto inversa, se dispone las sillas de una forma, el publico toma su lugar ( ya aquí tenemos indicio de su disposición a ínter actuar ) cuando todos están sentados se da comienzo la reunión pero de lado contrario se le invita a los participantes a girar las silla para eso el salón debe disponerse en reflejo si hay pantalla.
No es lo mismo realizar el evento en horarios laborales que fuera de ellos, pues todos tenemos familias y responsabilidades y en horarios fuera de la jornada la disposición es muy negativa.
Si se realiza en un fin de semana hay que organizar esparcimientos para su familia, por ejemplo actividades en una estancia con salón y la familia disfruta de actividades como montar a cabalo, visitar granja shou de doma etc.
Las identificaciones de los invitados, si se desea ínter actuar es conveniente que solo tengan el nombre así no se agrupan por sectores.
Bueno hay mas detalles de acuerdo a tipo de reunión y aunque el modelo capialista es americano es conveniente y ya se esta utilizando nacionalizar los métodos y darles identidad nacional siempre y cuando las reuniones se de integrantes nacionales, con soviéticos, arios o orientales la situación es diferente y en mi pensar no creo que haya una receta aplicada universalmente, estaríamos refutando la idea de lo que queremos lograr, creatividad iniciativa
no se quizás estoy errado es mi puno de vista
Hola, Gabriel:
EliminarGracias por tu comentario. ¿Cómo vas a estar equivocado?
Lo que comentas es muy interesante ya que en todo momento buscas la interacción entre las personas y tienes en cuenta variables como las características sociodemográficas, el día de la semana, el tipo y posibilidades técnicas de la sala,.. en fín, no puedo más que agradecerte tus apuntes sobre este post. Y es cierto, no hace falta regirse por publicaciones de moda o tendencias, siempre y cuando sepamos qué queremos decir, a quién nos dirigimos y cómo vamos a conseguir los objetivos y evaluarlos, esta más que cumplida la misión.
Gracias otra vez!
"Meeting Formats or Meeting Architecture: Back to the Roots?" examines the foundations of effective meetings, emphasizing intentional design and clear purpose. The review discusses various meeting formats and how thoughtful "meeting architecture" can improve engagement, productivity, and outcomes. It's an insightful resource for professionals seeking to make meetings more efficient and impactful. Traffic Driving Lawyer Halifax VA A lawyer might commonly say, "Let's carefully review all the documents to ensure we're fully informed. It's important to follow the correct legal procedures, so we avoid any potential issues.
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